diff --git a/Notifications/README.md b/Notifications/README.md new file mode 100644 index 0000000..53b22a2 --- /dev/null +++ b/Notifications/README.md @@ -0,0 +1,129 @@ +# HelloID Provisioning – Notification Templates + +Deze map bevat herbruikbare MJML-templates voor notificaties binnen HelloID Provisioning. + +De notificaties zijn gebaseerd op: +- de standaard HelloID notificatie-templates +- praktijkervaring bij klantimplementaties +- een bewuste afbakening om mailoverload te voorkomen + +De templates zijn bedoeld als startpunt. Ze kunnen per klant worden geïmporteerd in HelloID en daar verder worden afgestemd, bijvoorbeeld ontvangers, filters of onderwerp. + +--- + +## Structuur + +De notificaties zijn ingedeeld per provisioning event: + +``` +notifications/ + create/ + enable/ + update/ + disable/ + pre-offboard/ +``` + +Binnen elk event staan één of meerdere varianten. +Elke variant heeft een eigen map met: + +- `template.mjml` + De volledige MJML-template die direct in HelloID kan worden geïmporteerd. + +- `README.md` + Toelichting op doel, ontvanger, gebruik en aandachtspunten van de notificatie. + +De nummering (`01-`, `02-`, …) maakt de volgorde en onderlinge samenhang expliciet en zorgt ervoor dat uitbreidingen later eenvoudig kunnen worden toegevoegd. + +--- + +## Overzicht notificaties + +### Create +Notificaties die worden verstuurd bij het aanmaken van een account. + +- **[01-manager-account-details](create/01-manager-account-details)** + Informeert de manager over de accountgegevens van een nieuwe medewerker (zonder wachtwoord) + +- **[02-manager-account-password](create/02-manager-account-password)** + Stuurt het tijdelijke wachtwoord in een aparte mail naar de manager (voor security) + +- **[03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker](create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker)** + Notificatie naar applicatiebeheer over nieuwe medewerker voor handmatige toegangsverlening + +### Enable +Notificaties die worden verstuurd wanneer een account actief wordt. + +- **[01-welkom-medewerker](enable/01-welkom-medewerker)** + Welkomstmail naar nieuwe medewerker met instructies voor wachtwoord instellen via SSPR + +- **[02-welkom-medewerker-sspr](enable/02-welkom-medewerker-sspr)** + Uitgebreide variant met gedetailleerde SSPR instructies (helpt supportvragen te verminderen) + +### Update +Notificaties bij wijzigingen in bestaande accounts. + +- **[01-afdelingswijziging-applicatiebeheer](update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer)** + Notificatie naar applicatiebeheer bij afdelingswijziging voor toegangsbeheer + +### Pre-offboard +Notificaties voorafgaand aan uitdienst. + +- **[01-reminder-uitdienst-manager](pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager)** + Herinnert manager X dagen voor einddatum aan uitdienst voor tijdige overdracht + +### Disable +Notificaties bij het deactiveren van accounts. + +- **[01-uitdienst-applicatiebeheer](disable/01-uitdienst-applicatiebeheer)** + Informeert applicatiebeheer over uitdiensttreding voor handmatige account deactivering + +--- + +## Gebruik + +### Algemeen + +Elke notificatie heeft een eigen README met gedetailleerde instructies. De algemene stappen zijn: + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de basisvelden in (Name, Event, Target System) +4. Importeer de `template.mjml` via het **Import MJML** icoon (download icoon) +5. Vervang de URL `https://customer.helloid.training` door je eigen HelloID portal URL +6. Configureer ontvanger(s), onderwerp en eventuele filters +7. Test de notificatie grondig voordat je deze in productie neemt + +**Let op:** Alle templates zijn gemaakt voor het doelsysteem **Microsoft Active Directory**. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de templates aangepast worden. + +### From adres configureren + +Voor het configureren van een custom 'from' adres, zie de [HelloID documentatie](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails). + +### Variabelen + +Voor meer informatie over beschikbare variabelen in notificaties, zie de [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html). + +### Conditionele notificaties + +Voor het instellen van conditional notifications (filters), zie [Custom notification events](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/custom-notification-events--conditional-notifications-.html). + +--- + +## Aandachtspunten + +- Alle templates zijn opgesteld in het **Nederlands** +- Templates bevatten geen klant-specifieke informatie - deze moet je zelf invullen +- Test notificaties altijd eerst met testaccounts voordat je ze in productie neemt +- Overweeg CC/BCC voor escalaties of logging naar andere afdelingen + +### Pre-offboard configuratie + +Pre-offboard notificaties vereisen een speciale configuratie in HelloID: + +1. **Person Lifecycle inschakelen** - Pre-offboarding moet worden geconfigureerd in de person lifecycle settings +2. **Aantal dagen instellen** - Bepaal hoeveel dagen vóór de einddatum de notificatie moet worden verstuurd +3. **Timing overwegen** - Kies een periode die voldoende tijd geeft voor overdracht (aanbeveling: 7-14 dagen) + +Voor meer informatie, zie [Pre-offboarding notification event](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notification-events--provisioning-.html#pre-offboarding-notification-event). + diff --git a/Notifications/create/01-manager-account-details/README.md b/Notifications/create/01-manager-account-details/README.md new file mode 100644 index 0000000..153a2f3 --- /dev/null +++ b/Notifications/create/01-manager-account-details/README.md @@ -0,0 +1,67 @@ +# Aanmaken account – Gegevens nieuwe medewerker naar leidinggevende + +## Omschrijving + +Deze notificatie kan gebruikt worden om de leidinggevende te informeren wanneer een nieuw account wordt aangemaakt. De mail bevat de accountgegevens van de nieuwe medewerker (gebruikersnaam, e-mail, personeelsnummer, etc.), maar **geen wachtwoord** vanwege security. + +Het wachtwoord wordt in een aparte mail verstuurd (zie `02-manager-account-password`). + +## Configuratie + +### Event +- **Create** - Bij het aanmaken van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Primaire manager +- Variabele: `{{ Manager.Accounts.MicrosoftActiveDirectory.mail || Manager.Email || "fallbackemailadres@domein.nl" }}` +- **Let op:** Pas `fallbackemailadres@domein.nl` aan naar een geldig e-mailadres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Nieuwe medewerker – {{person.displayName}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren op specifieke afdelingen, werkgevers of andere criteria kan via custom notification events +- Voorbeeld: Alleen voor afdeling A, B en C van het primaire contract +- Zie [Custom notification events](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/custom-notification-events--conditional-notifications-.html) voor meer informatie + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Create - Gegevens naar manager") + - **Event**: Selecteer **Create** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. Eventuele filters kunnen worden ingesteld via [custom notification events](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/custom-notification-events--conditional-notifications-.html) +15. Klik op **Opslaan** diff --git a/Notifications/create/01-manager-account-details/template.mjml b/Notifications/create/01-manager-account-details/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..4a80e6d --- /dev/null +++ b/Notifications/create/01-manager-account-details/template.mjml @@ -0,0 +1,59 @@ + + + + + + + + + + + + + + + Nieuwe medewerker – {{person.displayName||"Onbekend"}} +
+
+
+
+
+ + + + Beste {{person.primaryManager.displayName||"leidinggevende"}}, +
+
+ Op {{person.primaryContract.startDate}} start een nieuwe medewerker in jouw team: {{person.displayName}}. +
+
+ Onderstaand de gegevens van de nieuwe medewerker inclusief de gebruikersnaam. + In een losse mail zal het wachtwoord van de nieuwe medewerker verstuurd worden. +
+
+ Gebruikersnaam: {{data.samAccountName}} +
+ E-mailadres: {{data.mail||person.contact.business.email||"onbekend"}} +
+ Personeelsnummer: {{person.externalId}} +
+ Afdeling: {{person.primaryContract.department||"onbekend"}} +
+ Functie: {{person.primaryContract.title||"onbekend"}} +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/create/02-manager-account-password/README.md b/Notifications/create/02-manager-account-password/README.md new file mode 100644 index 0000000..18bdf5d --- /dev/null +++ b/Notifications/create/02-manager-account-password/README.md @@ -0,0 +1,79 @@ +# Aanmaken account – Wachtwoord naar leidinggevende + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar de leidinggevende als aanvulling op de eerste mail (`01-manager-account-details`). + +Om security redenen wordt het wachtwoord in een **aparte mail** verstuurd. Deze mail bevat alleen: +- De naam van de medewerker (voor context) +- Het tijdelijke wachtwoord +- Een reminder dat het wachtwoord moet worden aangepast bij eerste login + +Alle overige gegevens staan in de eerste mail. + +## Configuratie + +### Event +- **Create** - Bij het aanmaken van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Primaire manager +- Variabele: `{{ Manager.Accounts.MicrosoftActiveDirectory.mail || Manager.Email || "fallbackemailadres@domein.nl" }}` +- **Let op:** Pas `fallbackemailadres@domein.nl` aan naar een geldig e-mailadres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Nieuwe medewerker – {{person.displayName}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Alleen voor afdeling A, B en C +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens +- **Gebruik hetzelfde filter als bij `01-manager-account-details`** + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Create - Wachtwoord naar manager") + - **Event**: Selecteer **Create** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. **Gebruik hetzelfde filter** als bij notificatie `01-manager-account-details` +15. Klik op **Opslaan** + +## Aandachtspunten + +- Deze notificatie moet **altijd samen** met `01-manager-account-details` worden gebruikt +- Gebruik **identieke filters** voor beide notificaties +- Het wachtwoord is alleen beschikbaar tijdens het create event diff --git a/Notifications/create/02-manager-account-password/template.mjml b/Notifications/create/02-manager-account-password/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..8efba94 --- /dev/null +++ b/Notifications/create/02-manager-account-password/template.mjml @@ -0,0 +1,50 @@ + + + + + + + + + + + + + + + Nieuwe medewerker – {{person.displayName||"Onbekend"}} +
+
+
+
+
+ + + + Beste {{person.primaryManager.displayName||"leidinggevende"}}, +
+
+ In aanvulling op het eerdere bericht over de nieuwe medewerker {{person.displayName}}, sturen we in deze mail het tijdelijke wachtwoord. +
+
+ Tijdelijk wachtwoord: {{data.password}} +
+
+ Dit wachtwoord moet bij de eerste keer inloggen worden aangepast. +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/README.md b/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/README.md new file mode 100644 index 0000000..dd654c4 --- /dev/null +++ b/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/README.md @@ -0,0 +1,72 @@ +# Aanmaken account – Notificatie naar applicatiebeheer + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar applicatiebeheerders wanneer een nieuw account wordt aangemaakt. + +De mail informeert beheerders dat er een nieuwe medewerker start en bevat de relevante accountgegevens, zodat zij waar nodig toegang kunnen verlenen tot applicaties die niet via HelloID worden beheerd. + +## Configuratie + +### Event +- **Create** - Bij het aanmaken van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Applicatiebeheer (vast e-mailadres, bijvoorbeeld `applicatiebeheer@domein.nl`) +- **Let op:** Pas het e-mailadres aan naar het juiste adres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Nieuwe medewerker – {{person.displayName}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Alleen voor afdeling A, B en C waar specifieke applicaties nodig zijn +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Create - Notificatie applicatiebeheer") + - **Event**: Selecteer **Create** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. Pas het filter aan voor afdelingen die specifieke applicaties nodig hebben (zie sectie **Filter** bovenaan) +15. Klik op **Opslaan** + +## Aandachtspunten + +- Gebruik filters om alleen relevante afdelingen te notificeren +- Overweeg aparte notificaties per applicatie/systeem indien nodig +- Deze mail bevat geen wachtwoord \ No newline at end of file diff --git a/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/template.mjml b/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..d96fda3 --- /dev/null +++ b/Notifications/create/03-applicatiebeheer-nieuwe-medewerker/template.mjml @@ -0,0 +1,61 @@ + + + + + + + + + + + + + + + Nieuwe medewerker – {{person.displayName||"Onbekend"}} +
+
+
+
+
+ + + Beste applicatiebeheerder, +
+
+ Op {{person.primaryContract.startDate}} start medewerker {{person.displayName}} met functie {{person.primaryContract.title||"onbekend"}}. +
+
+ Wil je ervoor zorgen dat deze medewerker een account krijgt in de betreffende applicatie? +
+
+ Gebruikersnaam: {{data.samAccountName}} +
+ E-mailadres: {{data.mail||person.contact.business.email||"onbekend"}} +
+ Personeelsnummer: {{person.externalId}} +
+ Afdeling: {{person.primaryContract.department||"onbekend"}} +
+ Functie: {{person.primaryContract.title||"onbekend"}} +
+ Startdatum: {{person.primaryContract.startDate}} +
+ Einddatum: {{person.primaryContract.endDate||"onbepaald"}} +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/README.md b/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/README.md new file mode 100644 index 0000000..346b861 --- /dev/null +++ b/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/README.md @@ -0,0 +1,74 @@ +# Deactiveren account – Notificatie naar applicatiebeheer + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar applicatiebeheerders wanneer een account wordt gedeactiveerd omdat een medewerker uit dienst gaat. + +De mail informeert beheerders over het uitdiensttreden en bevat de relevante accountgegevens en einddatum, zodat zij waar nodig het account kunnen deactiveren in applicaties die niet via HelloID worden beheerd. + +## Configuratie + +### Event +- **Disable** - Bij het deactiveren van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Applicatiebeheer (vast e-mailadres, bijvoorbeeld `applicatiebeheer@domein.nl`) +- **Let op:** Pas het e-mailadres aan naar het juiste adres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Medewerker uit dienst – {{person.displayName}}` +- Of specifieker: `Afmelden applicatie X – {{person.displayName}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Alleen voor afdeling A, B en C waar specifieke applicaties worden gebruikt +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Disable - Uitdienst applicatiebeheer") + - **Event**: Selecteer **Disable** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. Pas eventueel het filter aan voor afdelingen met specifieke applicaties (zie sectie **Filter** bovenaan) +15. Klik op **Opslaan** + +## Aandachtspunten + +- Deze mail wordt verstuurd bij disable, wat meestal op de laatste werkdag gebeurt +- Overweeg `pre-offboard` notificaties voor tijdige vooraankondiging +- Gebruik filters om alleen relevante afdelingen te notificeren +- De einddatum kan gebruikt worden voor planningsoverwegingen diff --git a/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/template.mjml b/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..f618192 --- /dev/null +++ b/Notifications/disable/01-uitdienst-applicatiebeheer/template.mjml @@ -0,0 +1,61 @@ + + + + + + + + + + + + + + Medewerker uit dienst +
+
+
+
+ + + + Beste collega, +
+
+ Dit is een geautomatiseerde melding dat een medewerker uit dienst gaat. Met deze gegevens kun je, indien van toepassing, het account deactiveren in de applicatie(s) die jij beheert. +
+
+ Het contract van medewerker {{person.displayName}} eindigt op {{person.primaryContract.endDate||"onbepaald"}}. +
+
+ Gegevens van de medewerker: +
+ Gebruikersnaam: {{data.samAccountName}} +
+ E-mailadres: {{data.mail||person.contact.business.email||"onbekend"}} +
+ Personeelsnummer: {{person.externalId}} +
+ Afdeling: {{person.primaryContract.department||"onbekend"}} +
+ Functie: {{person.primaryContract.title||"onbekend"}} +
+
+ Heb je vragen? Neem dan gerust contact op met de ICT Servicedesk. +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/README.md b/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/README.md new file mode 100644 index 0000000..c3ea829 --- /dev/null +++ b/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/README.md @@ -0,0 +1,75 @@ +# Activeren account – Welkomstbericht naar nieuwe medewerker + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar de nieuwe medewerker wanneer het account wordt geactiveerd (enabled). + +De mail bevat een welkomstbericht met instructies voor het instellen van een wachtwoord via Self Service Password Reset (SSPR). De instructies zijn opgedeeld in heldere stappen met praktische tips. + +**Let op:** Deze variant is geschikt voor omgevingen waar medewerkers hun wachtwoord zelf kunnen instellen via SSPR met verificatie via mobiel nummer. + +## Configuratie + +### Event +- **Enable** - Bij het activeren van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Zakelijke e-mail van de nieuwe medewerker +- Variabele: `{{ data.mail }}` +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Welkom bij {{person.primaryContract.company}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Filter op bedrijfsnaam (AD veld `Company`) om per bedrijf een aangepast welkomstbericht te sturen +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Enable - Welkom medewerker") + - **Event**: Selecteer **Enable** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst (bijvoorbeeld naar de manager) + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. Pas eventueel het filter aan per bedrijf of organisatie-eenheid (zie sectie **Filter** bovenaan) +15. Klik op **Opslaan** + +## Aandachtspunten + +- Deze mail is bedoeld voor omgevingen met SSPR +- De medewerker moet een mobiel nummer geregistreerd hebben in het systeem +- Overweeg variant `02-welkom-medewerker-sspr` voor uitgebreidere uitleg +- Pas de instructies aan als een andere wachtwoordmethode wordt gebruikt diff --git a/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/template.mjml b/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..39f4292 --- /dev/null +++ b/Notifications/enable/01-welkom-medewerker/template.mjml @@ -0,0 +1,82 @@ + + + + + + + + + + + + + + Welkom bij {{person.primaryContract.company||"onze organisatie"}} +
+
+
+
+ + + + Beste {{person.name.nickName||person.name.givenname||"medewerker"}}, +
+
+ Van harte welkom bij {{person.primaryContract.company||"onze organisatie"}}. +
+
+ Je account is inmiddels actief. Om te kunnen inloggen moet je eerst zelf een wachtwoord instellen. +
+
+ Volg hiervoor deze stappen: +
+
+ 1. Ga naar https://passwordreset.microsoftonline.com +
+
+ 2. Klik op ‘Wachtwoord vergeten’. +
+
+ 3. Vul je gebruikersnaam in. +
+
+ 4. Je ziet een deel van je mobiele nummer op het scherm. +
+ Vul hier je volledige mobiele nummer in. +
+
+ 5. Je ontvangt een sms met een controlecode. +
+
+ 6. Vul de code in en kies een nieuw wachtwoord. +
+
+ Daarna kun je inloggen met je gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord. +
+
+ Enkele praktische tips om goed van start te gaan: +
+ - Gebruik bij het inloggen altijd je zakelijke gebruikersnaam. +
+ - Bewaar je wachtwoord op een veilige plek en deel dit niet met anderen. +
+ - Lukt het inloggen niet? Probeer het rustig nog een keer. +
+ - Kom je er niet uit, neem dan contact op met de ICT Servicedesk. +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/README.md b/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/README.md new file mode 100644 index 0000000..537180e --- /dev/null +++ b/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/README.md @@ -0,0 +1,81 @@ +# Activeren account – Welkomstbericht SSPR (uitgebreid) + +## Omschrijving + +Deze notificatie is een uitgebreidere variant van `01-welkom-medewerker` en wordt verstuurd naar de nieuwe medewerker wanneer het account wordt geactiveerd. + +De mail bevat: +- Welkomstbericht +- Gedetailleerde stap-voor-stap instructies voor SSPR +- Expliciete uitleg over mobiel nummer verificatie +- Praktische tips voor eerste keer inloggen + +**Verschil met variant 01:** Deze versie legt expliciet uit hoe het bevestigen van het mobiele nummer werkt, wat helpt om supportvragen te verminderen. + +## Configuratie + +### Event +- **Enable** - Bij het activeren van een account + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Privé e-mail van de nieuwe medewerker +- Variabele: `{{ Person.Contact.Personal.Email || "fallbackemailadres@domein.nl" }}` +- **Let op:** Pas `fallbackemailadres@domein.nl` aan naar het juiste helpdesk e-mailadres voor jouw organisatie +- De mail gaat naar het privé adres zodat de medewerker toegang heeft vóór de eerste werkdag +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Welkom bij {{person.primaryContract.company}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Filter op bedrijfsnaam (AD veld `Company`) om per bedrijf een aangepast welkomstbericht te sturen +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Enable - Welkom medewerker SSPR") + - **Event**: Selecteer **Enable** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. Pas eventueel het filter aan per bedrijf (zie sectie **Filter** bovenaan) +15. Klik op **Opslaan** + +## Aandachtspunten + +- Geschikt voor medewerkers die mogelijk minder technisch zijn +- Helpt om supportvragen over SSPR te verminderen +- De medewerker moet een mobiel nummer geregistreerd hebben +- Uitgebreidere instructies maken de mail wel langer diff --git a/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/template.mjml b/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..d043829 --- /dev/null +++ b/Notifications/enable/02-welkom-medewerker-sspr/template.mjml @@ -0,0 +1,66 @@ + + + + + + + + + + + + + + Welkom bij {{person.primaryContract.company||"onze organisatie"}} +
+
+
+
+ + + + Beste {{person.name.nickName||person.name.givenname||"medewerker"}}, +
+
+ Van harte welkom bij {{person.primaryContract.company||"onze organisatie"}}. +
+
+ Je account is inmiddels actief. Om te kunnen inloggen moet je eerst zelf een wachtwoord instellen. Dit doe je via de Microsoft-pagina voor wachtwoordherstel. +
+
+ Ga naar: https://passwordreset.microsoftonline.com +
+
+ Klik op ‘Wachtwoord vergeten’ en vul je gebruikersnaam in. +
+
+ Daarna zie je een deel van je mobiele nummer op het scherm. Vul hier je volledige mobiele nummer in om te bevestigen dat dit jouw nummer is. +
+
+ Vervolgens ontvang je een sms met een controlecode. Met deze code kun je een nieuw wachtwoord instellen. +
+
+ Nadat je dit hebt gedaan, kun je inloggen op onze systemen met je gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord. +
+
+ In deze e-mail geven we je enkele praktische tips om goed van start te gaan. +
+
+ Lukt het instellen van je wachtwoord niet of heb je vragen? Neem dan gerust contact op met de ICT Servicedesk. +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/README.md b/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/README.md new file mode 100644 index 0000000..d4723a6 --- /dev/null +++ b/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/README.md @@ -0,0 +1,96 @@ +# Pre-offboarding – Herinnering uitdienst naar manager + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar de leidinggevende vóór de einddatum van een medewerker (pre-offboarding). + +De mail herinnert de manager eraan dat het dienstverband van een medewerker binnenkort eindigt en adviseert om tijdig werkzaamheden, overdracht en afspraken af te ronden. + +**Let op:** Deze notificatie vereist pre-offboarding configuratie in HelloID (aantal dagen voor einddatum). + +## Configuratie + +### Event +- **Pre-offboard** - X dagen vóór de einddatum (configureerbaar in HelloID) + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Primaire manager +- Variabele: `{{ Manager.Accounts.MicrosoftActiveDirectory.mail || Manager.Email || "fallbackemailadres@domein.nl" }}` +- **Let op:** Pas `fallbackemailadres@domein.nl` aan naar een geldig e-mailadres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Herinnering uitdienst medewerker – {{person.displayName}}` +- Of: `Binnenkort uit dienst – {{person.displayName}}` + +### Filter (optioneel) +- Filteren kan op gegevens die op het account van het primaire doelsysteem (bijv. AD) worden geschreven +- Voorbeeld: Alleen voor specifieke afdelingen of bedrijven +- Let op: Dit zijn primaire contractgegevens + +### Pre-offboard timing +- Configureer in HelloID hoeveel dagen vóór de einddatum deze notificatie moet worden verstuurd +- Aanbeveling: 7-14 dagen voor einddatum + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Zorg dat pre-offboarding is geconfigureerd in HelloID (aantal dagen voor einddatum) +2. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +3. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +4. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Pre-offboard - Reminder manager") + - **Event**: Selecteer **Pre-offboard** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +5. Ga naar het tabblad **Message** +6. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +7. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +8. Plak de MJML code in het import scherm +9. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +10. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +11. Ga naar het tabblad **Configuration** +12. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +13. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst (bijvoorbeeld naar HR of P&O) + +### Afronden + +14. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +15. Eventuele filters kunnen worden ingesteld (zie sectie **Filter** bovenaan) +16. Klik op **Opslaan** +17. Test de notificatie met een testaccount met einddatum in de toekomst + +## Aandachtspunten + +### Pre-offboard configuratie + +Pre-offboard notificaties vereisen een speciale configuratie in HelloID: + +1. **Person Lifecycle inschakelen** - Pre-offboarding moet worden geconfigureerd in de person lifecycle settings van HelloID +2. **Aantal dagen instellen** - Configureer hoeveel dagen vóór de einddatum de notificatie moet worden verstuurd +3. **Timing overwegen** - Kies een periode die voldoende tijd geeft voor overdracht en afronding van werkzaamheden + - Aanbeveling: 7-14 dagen voor einddatum + - Te vroeg: manager kan het vergeten + - Te laat: te weinig tijd voor goede overdracht + +Voor meer informatie over het configureren van pre-offboarding, zie [Pre-offboarding notification event](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notification-events--provisioning-.html#pre-offboarding-notification-event). + +### Overige aandachtspunten + +- Overweeg CC naar HR of P&O voor administratieve afhandeling +- Deze mail is informatief, de verdere afhandeling loopt via HR-procedures diff --git a/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/template.mjml b/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..1351468 --- /dev/null +++ b/Notifications/pre-offboard/01-reminder-uitdienst-manager/template.mjml @@ -0,0 +1,51 @@ + + + + + + + + + + + + + + Herinnering uitdienst medewerker +
+
+
+
+ + + + Beste {{person.primaryManager.displayName||"leidinggevende"}}, +
+
+ Dit is een herinnering dat het dienstverband van {{person.displayName}} binnenkort eindigt. +
+
+ Einddatum dienstverband: {{person.primaryContract.endDate||"onbepaald"}} +
+
+ We adviseren om vóór deze datum eventuele werkzaamheden, overdracht en afspraken af te ronden. +
+
+ Dit bericht is ter informatie. De verdere afhandeling van het uitdienstproces verloopt via de gebruikelijke HR-procedures. +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file diff --git a/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/README.md b/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/README.md new file mode 100644 index 0000000..b2932a6 --- /dev/null +++ b/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/README.md @@ -0,0 +1,77 @@ +# Bijwerken account – Afdelingswijziging naar applicatiebeheer + +## Omschrijving + +Deze notificatie wordt verstuurd naar applicatiebeheerders wanneer een medewerker van afdeling wijzigt. + +De mail informeert beheerders dat een medewerker mogelijk toegang nodig heeft tot een applicatie die door hen wordt beheerd, zodat zij dit kunnen controleren en waar nodig kunnen inrichten. + +## Configuratie + +### Event +- **Update** - Bij wijziging van accountgegevens + +### Van +- `no-reply@helloid.com` of een eigen domein +- Zie [From adres configureren](https://docs.helloid.com/en/set-up-helloid.html#configure-a-custom--from--address-for-emails) voor meer informatie + +### Naar +- Applicatiebeheer (vast e-mailadres, bijvoorbeeld `applicatiebeheer@domein.nl`) +- **Let op:** Pas het e-mailadres aan naar het juiste adres voor jouw organisatie +- Voor meer informatie over variabelen, zie [Notifications variable reference](https://docs.helloid.com/en/provisioning/notifications--provisioning-/notifications-variable-reference--provisioning-.html) + +### Onderwerp +- `Aanmelden applicatie X` (pas aan naar specifieke applicatie) +- Of algemener: `Accountwijziging medewerker` + +### Filter (verplicht) +- **Filteren op de nieuwe afdeling** is essentieel voor deze notificatie +- Voorbeeld: Alleen wanneer iemand de primaire afdeling X krijgt +- Let op: Filteren kan op gegevens van het primaire doelsysteem (bijv. AD) +- Dit zijn primaire contractgegevens + +## Gebruik + +### Notificatie aanmaken + +1. Open in HelloID Provisioning de **Notification Configuration** +2. Klik op **Nieuwe notificatie maken** +3. Vul de volgende velden in: + - **Name**: Geef de notificatie een herkenbare naam (bijv. "Update - Afdelingswijziging applicatiebeheer") + - **Event**: Selecteer **Update** + - **Target System**: Selecteer het primaire doelsysteem (bijv. Active Directory) + - **Notification System**: Laat staan op **Email** (standaard) + - **Let op:** Deze template is gemaakt voor het doelsysteem Microsoft Active Directory. Bij gebruik van een ander doelsysteem moeten de variabelen in de template aangepast worden + +### Template importeren + +4. Ga naar het tabblad **Message** +5. Klik rechts bovenin de toolbar op het **Import MJML** icoon (download icoon) +6. Open het bestand `template.mjml` uit deze map en kopieer de volledige inhoud +7. Plak de MJML code in het import scherm +8. Vervang in de code de URL `https://customer.helloid.training` (in de `mj-image src`) door de URL van je eigen HelloID portal +9. Klik op **Import** + +### Configuratie invullen + +10. Ga naar het tabblad **Configuration** +11. Vul de velden in zoals beschreven in de sectie **Configuratie** bovenaan deze README: + - **Onderwerp** (pas aan naar de specifieke applicatie) + - **Afzender** (Van) + - **Ontvanger** (Naar) +12. Configureer eventueel CC en/of BCC indien gewenst + +### Afronden + +13. Bekijk het tabblad **Message** opnieuw en pas indien nodig de inhoud verder aan +14. **Verplicht:** Configureer een filter op de specifieke afdeling(en) (zie sectie **Filter** bovenaan) +15. Klik op **Opslaan** +16. Test de notificatie door een testaccount naar de gefilterde afdeling te verplaatsen + +## Aandachtspunten + +- **Filter is essentieel** - zonder filter wordt deze mail bij elke update verstuurd +- Overweeg aparte notificaties per afdeling/applicatie +- Pas het onderwerp aan zodat duidelijk is voor welke applicatie het gaat +- Deze notificatie triggert op wijzigingen, niet op nieuwe accounts + diff --git a/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/template.mjml b/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/template.mjml new file mode 100644 index 0000000..1263751 --- /dev/null +++ b/Notifications/update/01-afdelingswijziging-applicatiebeheer/template.mjml @@ -0,0 +1,58 @@ + + + + + + + + + + + + + + Accountwijziging medewerker +
+
+
+
+ + + + Beste collega, +
+
+ Medewerker {{person.displayName}} is van afdeling gewijzigd en heeft mogelijk toegang nodig tot een applicatie die door jou wordt beheerd. +
+
+ Gegevens van de medewerker: +
+ Gebruikersnaam: {{data.samAccountName}} +
+ E-mailadres: {{data.mail||person.contact.business.email||"onbekend"}} +
+ Personeelsnummer: {{person.externalId}} +
+ Afdeling: {{person.primaryContract.department||"onbekend"}} +
+ Functie: {{person.primaryContract.title||"onbekend"}} +
+
+ Wil je controleren of deze medewerker toegang nodig heeft tot de bijbehorende applicatie en dit indien nodig inrichten? +
+
+ Met vriendelijke groet, +
+ ICT Servicedesk +
+
+
+ + + + Dit is een automatisch gegenereerd bericht. + + + +
+
\ No newline at end of file