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Jeder Bürger mit einem Anliegen will dafür sorgen, dass die Stadt das auch mitbekommt. Entweder, indem er sich an ein Stadtratsmitglied oder direkt an die Verwaltung wendet. Wenn sich ein Stadtratsmitglied an die Verwaltung wendet, nennt man das Anfrage.

Die Stadtverwaltung recherchiert alle wichtigen Fakten zu der Anfrage (z.B. gibt es die gewünschte Maßnahme schon, wenn nein, warum nicht) und gibt dem Stadtratsmitglied eine schriftliche Antwort auf seine Anfrage. Wenn das Stadtratsmitglied dann immer noch dafür ist, stellt es einen entsprechenden Antrag an den Stadtrat. 

Nun ist wieder die Verwaltung dran. Sie nimmt zu dem Antrag Stellung und schreibt eine Beschlussvorlage für den Stadtrat. Darin erklärt sie, warum sie den Antrag befürwortet oder ablehnt,  und was die gewünschte Maßnahme kosten würde.

Jetzt liegt der Ball wieder beim Stadtrat, genauer gesagt bei seinen Ausschüssen, die ein verkleinertes Abbild des Stadtrates sind. Hier diskutieren die Stadtratsmitglieder, ob sie der Empfehlung der Verwaltung folgen oder nicht. Am Ende der Debatte steht eine Beschlussempfehlung für den Stadtrat.  

Im Endeffekt entscheidet der gesamte Stadtrat (das so genannte Plenum), was gemacht wird und was nicht. Stadtratsmitglieder oder -fraktionen stellen häufig Änderungsanträge. Der Stadtrat stimmt über diese Änderungsanträge ab und fasst schließlich einen Beschluss - für oder gegen die beantragte Maßnahme. 

Für den Vollzug der Stadtratsbeschlüsse ist die Verwaltung zuständig: Entweder direkt durch städtische Bedienstete oder indem sie z.B. für den Bau eines Hauses eine externe Firma beauftragt.