"Việc hôm nay cứ để ngày mai"
Ban đầu, ta tự nhủ: “Tôi sẽ bắt đầu hệ thống vào ngày mai, chỉ là không phải hôm nay.”
Rồi dần dà, ta bắt đầu tin rằng mình không đủ kỷ luật, thiếu động lực, hoặc hệ thống là thứ xa vời, không dành cho mình.
Việc xây dựng hệ thống có thể được ví như khi ta lạc vào một mê cung: càng cố gắng tìm lối ra, tưởng như đã thấy đích đến, ta lại càng thấy mình đi vào ngõ cụt khi gặp phải những khó khăn và thách thức. Cuối cùng, ta bỏ cuộc, quay trở lại những thói quen cũ, rồi sau đó lại cảm thấy thất vọng về bản thân.
- Hãy thử hỏi một người đang vật lộn với việc xây dựng hệ thống: “Nếu bạn có thể quay trở lại thời điểm trước khi bạn bỏ cuộc, với kiến thức bạn có bây giờ, bạn có bắt đầu xây dựng hệ thống không?”
- Hãy hỏi một người luôn thất bại trong việc duy trì hệ thống, dù họ có đọc hàng tá sách về năng suất và kỷ luật: “Bạn có khuyến khích người khác bắt đầu xây dựng hệ thống không?”
Như đã nói, vấn đề không phải là giải thích tại sao hệ thống có thể giúp ta thành công, mà là giải thích tại sao việc xây dựng và duy trì hệ thống lại khó đến vậy. Vấn đề thực sự là giải thích tại sao mọi người vẫn trì hoãn và bỏ cuộc kể cả khi họ hiểu rõ lợi ích của hệ thống.
Một phần lý do có thể là do xung quanh ta có quá nhiều người cũng vật lộn với hệ thống, và ta nghĩ rằng đó là chuyện “bình thường”.
Nhưng sâu thẳm trong lòng, tất cả chúng ta đều ước rằng mình đã có một hệ thống hiệu quả ngay từ đầu. Ta tin rằng hệ thống là thứ gì đó phức tạp, khó khăn, hoặc chỉ dành cho “người giỏi”, và cố gắng chấp nhận cuộc sống thiếu hệ thống như một điều hiển nhiên.
Chúng ta dành thời gian tìm kiếm “mẹo” và “bí quyết”, nhưng lại bỏ qua việc xây dựng nền tảng tư duy và thói quen cốt lõi.
Chúng ta cũng dành phần lớn thời gian chìm đắm trong sự trì hoãn và thiếu kỷ luật. Việc tự “giáo dục” bản thân bằng những ảo tưởng khiến ta mê mẩn những “giải pháp nhanh”, những “công cụ thần kỳ”, kể cả khi ta đã có đủ kiến thức và nguồn lực để bắt đầu.
Thông qua những vòng lặp thất bại và trì hoãn liên tục, chúng ta tự “kết án” mình bằng sự tự ti, thiếu động lực, và cảm giác bất lực. Chính vì hệ thống bị thiếu vắng những yếu tố quan trọng nhất như sự kiên trì, linh hoạt và phù hợp với cá nhân, để rồi kết cục ta lại cảm thấy chán nản và bỏ cuộc.
Trên thực tế, việc đọc về lợi ích của hệ thống và các phương pháp xây dựng hệ thống chỉ khiến ta thêm lo lắng và tuyệt vọng hơn.
Ta khinh bỉ bản thân mình mỗi khi đọc về những người thành công nhờ hệ thống, mỗi khi trì hoãn những việc quan trọng, mỗi khi ta biết rằng mình đang lãng phí thời gian và tiềm năng.
Một con người thông minh và lý trí ở phương diện khác lại dành cả ngày để tự nhục về bản thân mình vì không thể xây dựng được một hệ thống hiệu quả. Tệ hơn cả, ta nhận lại được gì khi phải chịu đựng cuộc sống thiếu hệ thống với những trì trệ và thất bại dày vò tâm trí? Chẳng được gì cả.
Nhưng tại sao nó lại khó như vậy? Một số người cho rằng đó là do việc xây dựng hệ thống đòi hỏi quá nhiều ý chí và kỷ luật, nhưng rồi bạn sẽ sớm nhận ra, ý chí và kỷ luật chỉ là một phần nhỏ. Bạn sẽ thấy những người “vật lộn” với hệ thống đã sống và chết với những phương pháp “mì ăn liền”, nhưng chẳng bao giờ thực sự hiểu được bản chất của hệ thống.
Một số người cho rằng các “mẹo” và “công cụ” miễn phí trên mạng sẽ giúp ta xây dựng hệ thống, nhưng điều này hoàn toàn sai – hệ thống hiệu quả cần sự đầu tư về thời gian, công sức và tư duy. Thử hỏi một người đã thề rằng họ chỉ cần “mẹo” và “bí quyết” xem họ đã từng thực sự xây dựng được một hệ thống bền vững nào chưa.
Đấy cũng chẳng phải là do “phương pháp”. Tôi thích phương pháp GTD, nhưng không có nghĩa là tôi áp dụng GTD một cách máy móc cho mọi khía cạnh cuộc sống.
Với những thứ khác trong cuộc sống, chúng ta học hỏi và áp dụng một cách linh hoạt, nhưng chúng ta không ngồi một chỗ và cảm thấy bất lực khi không tìm được “phương pháp hoàn hảo”.
Nó giúp tôi bớt “bừa bộn” Bạn thực sự cần một hệ thống phức tạp để có thể sắp xếp công việc và cuộc sống? Có rất nhiều cách đơn giản và tự nhiên để sống có tổ chức hơn, và tập trung vào những điều quan trọng.
Một số nói rằng họ xây dựng hệ thống vì thấy người khác cũng làm vậy. Nếu vậy, hãy cầu nguyện rằng bạn của bạn sẽ không nghĩ đến chuyện tự “ép” mình vào những khuôn mẫu hệ thống cứng nhắc và xa rời bản chất. Hầu hết người “vật lộn” với hệ thống khi nghĩ về nó đều đi đến kết luận rằng đó chỉ là vấn đề “kỹ năng”. Đây thực sự không phải là một lời giải thích tốt, nhưng do bạn đã loại bỏ đi tất cả những lời giải thích hợp lý và sâu sắc khác, lời giải thích này dường như là thứ duy nhất còn sót lại. Khá tiếc là, tất cả đều phi logic như nhau. Ngày nào chúng ta chẳng học thêm kỹ năng mới, thậm chí những kỹ năng phức tạp hơn nhiều. Vậy mà chúng ta lại bị “tẩy não” và tin rằng xây dựng hệ thống chỉ là vấn đề “kỹ năng”, và rằng “kỹ năng thì không thể học được”.
Kỹ năng có thực sự khó học không? Ví dụ, một người mới tập chơi guitar có thể gặp khó khăn ban đầu, nhưng với sự hướng dẫn đúng đắn và luyện tập kiên trì, họ vẫn có thể thành thạo. Rồi khi bạn chuyển sang một lĩnh vực mới, bạn cũng phải học những kỹ năng mới, và bạn vẫn có thể làm được. Có thể sẽ mất chút thời gian và nỗ lực, nhưng điều đó không thể so sánh với việc “vật lộn” với hệ thống kéo dài cả đời.
Chúng ta học và phát triển kỹ năng hàng ngày, vậy tại sao chúng ta lại thấy khó khăn khi xây dựng một hệ thống giúp ta đạt được mục tiêu, trong khi tất cả những gì chúng ta cần làm chỉ là học cách xây dựng và duy trì nó?
Sự thật là vấn đề không nằm ở kỹ năng, mà nằm ở TƯ DUY! Đó là lý do tại sao việc xây dựng và duy trì hệ thống dường như rất khó khăn. Hầu hết những người “vật lộn” với hệ thống không hiểu về tư duy hệ thống và tin rằng họ cần một “công thức bí mật” hoặc “phương pháp hoàn hảo”. Họ tin rằng họ đang phải “hy sinh” sự tự do và linh hoạt nếu họ xây dựng hệ thống.
Sự thật tuyệt vời là một khi bạn hiểu bản chất thực sự của tư duy hệ thống và lý do tại sao bạn trì hoãn và bỏ cuộc, bạn sẽ bắt đầu xây dựng và duy trì hệ thống một cách tự nhiên và dễ dàng, chỉ vậy thôi.
Trong vòng vài tuần, điều lạ kỳ duy nhất sẽ là tại sao bạn từng thấy việc xây dựng hệ thống lại khó khăn đến vậy, và tại sao bạn không thể thuyết phục những người khác thấy được sự “nhẹ nhàng” và hiệu quả của tư duy hệ thống!
Cái bẫy nham hiểm
Một khi quá trình này bắt đầu, chúng ta đã mắc kẹt. Từ đó trở đi, chúng ta dành cả đời để cố gắng hiểu tại sao mình lại “vật lộn” với hệ thống, khuyên người khác đừng bao giờ bắt đầu, và thỉnh thoảng cố gắng thoát khỏi chính mình. Cái bẫy được thiết kế sao cho chúng ta chỉ cố gắng thay đổi hệ thống khi có một “sự cố” xảy ra, dù là cảm thấy quá tải, mất động lực, hay chỉ đơn giản là cảm thấy mình như một “cỗ máy”. Ngay sau khi thử thay đổi hệ thống, chúng ta lại phải chịu thêm căng thẳng do sự thay đổi và bất ổn, và phương pháp mà chúng ta từng dựa vào để cảm thấy “an toàn” (dù là ảo tưởng) giờ đây không còn nữa.
Quyết tâm thay đổi hệ thống của chúng ta có vẻ khá yếu đuối. Chỉ vài ngày vật vã, chúng ta đã tự nhủ rằng mình chọn sai thời điểm để thay đổi hệ thống, rồi quyết định đợi đến lúc “thích hợp hơn”, rồi khi ấy thì lý do mà ta muốn thay đổi hệ thống lúc đầu cũng tan biến. Cái giai đoạn “thích hợp hơn” đó sẽ chẳng bao giờ đến vì trong thâm tâm chúng ta tin rằng cuộc sống của chúng ta có xu hướng ngày càng trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn. Rời khỏi sự “bảo bọc” của những hệ thống đơn giản ban đầu, những căng thẳng như công việc, gia đình, các mối quan hệ, mục tiêu sự nghiệp… đã lấn át cuộc sống của chúng ta. Đây là một ảo tưởng, sự thật là những phần căng thẳng nhất trong cuộc đời của bất kỳ ai là khi chúng ta cố gắng kiểm soát mọi thứ một cách cứng nhắc và máy móc.
Chúng ta có xu hướng nhầm lẫn giữa kiểm soát và hệ thống. Cuộc sống của người “vật lộn” với hệ thống – giống như một người nghiện ma túy – tự động trở nên căng thẳng hơn vì hệ thống (cứng nhắc) không giúp bạn thư giãn hoặc giảm bớt căng thẳng, vì một số “guru” cố gắng khiến bạn tin tưởng. Nó chỉ là mặt trái, khiến bạn trở nên căng thẳng hơn khi tiếp tục chất thêm gánh nặng lên mình. Ngay cả với những người đã “bỏ được” hệ thống (cứng nhắc) (hầu hết thực hiện một hoặc nhiều lần trong suốt cuộc đời), họ vẫn có thể có cuộc sống hoàn toàn hạnh phúc nhưng đột nhiên lại “nghiện” hệ thống trở lại. Lang thang trong mê cung hệ thống, tâm trí chúng ta trở nên mơ hồ và chúng ta dành cả phần đời còn lại để cố gắng trốn thoát. Nhiều người đã “thoát” thành công, nhưng rồi lại để rơi vào cái bẫy nham hiểm này vào một ngày không xa.
“Vật lộn” với hệ thống là một câu đố phức tạp và lôi cuốn, giống như một khối Rubik, thực tế là không thể giải được nếu bạn tiếp cận sai cách. Nhưng nếu bạn có giải pháp đúng đắn, nó trở nên thật đơn giản và thú vị! Cuốn sách này chứa lời giải cho câu đố này, dẫn bạn ra khỏi mê cung, không bao giờ lạc vào nữa. Tất cả những gì bạn phải làm là làm theo hướng dẫn. Tuy nhiên, nếu bạn rẽ nhầm - bỏ qua bất kỳ một chương nào hay đọc lướt mà không thực sự cố gắng để hiểu hướng dẫn, phần còn lại của hướng dẫn đều sẽ vô nghĩa.
Bất cứ ai cũng có thể thấy việc xây dựng và duy trì hệ thống thật dễ dàng khi bạn có tư duy đúng đắn, nhưng trước tiên chúng ta phải đưa ra các dẫn chứng. Không, không phải dẫn chứng được đưa ra để làm bạn sợ hãi, đã có quá nhiều những “cái dẫn chứng” đó ở ngoài kia (về sự phức tạp và khó khăn của hệ thống). Nếu điều đó giúp bạn xây dựng hệ thống, bạn đã không còn “vật lộn” với nó nữa rồi. Nhưng tại sao chúng ta thấy khó xây dựng và duy trì hệ thống đến vậy? Trả lời điều này đòi hỏi chúng ta phải biết lý do thực sự mà chúng ta vẫn “vật lộn” với hệ thống, có hai yếu tố. Đó là:
- Bản chất tự nhiên của hệ thống và sự phức tạp của cuộc sống.
- Sự “tẩy não” từ những quan niệm sai lầm về hệ thống.
Những người “vật lộn” với hệ thống thường là những người thông minh, có lý trí. Họ biết rằng họ đang bỏ lỡ những lợi ích to lớn của hệ thống, vì vậy họ dành nhiều thời gian để hợp lý hóa sự “vật lộn” của mình. Nhưng những người “vật lộn” với hệ thống trong thâm tâm họ biết họ đang tự lừa dối mình, họ biết rằng họ không cần thiết phải “vật lộn” với hệ thống ngay từ đầu. Hầu hết đều nhớ rằng lần “thử” xây dựng hệ thống đầu tiên của họ là sự pha trộn giữa hứng thú và bỡ ngỡ. Sau đó, họ hình thành thói quen tìm kiếm “công cụ” và “mẹo”, dần dần trở nên “nghiện” sự phức tạp và kiểm soát.