Aqui conterá uma descrição sobre submissão de atividades, avaliação de atividades e confirmação de atividades. Desde como fazer até onde fazer o gerenciamento dessas etapas.
Caso o evento for oferecer atividades que pessoas possam submeter (por exemplo: palestras, tutoriais, etc.)
A descrição da etapa de submissão pode fazer muita diferença, pois é o que pode atrair ou afastar pessoas interessadas. Por isso, faça uma descrição objetiva e clara, para que as pessoas não fiquem perdidas no processo.
Caso você não tenha certeza sobre a clareza do texto, não hesite em compartilhar com outras pessoas para receber feedbacks.
Algumas informações são necessárias para os interessados:
- Data e local do evento
- Breve descrição sobre como será o evento
- O que eles estão submetendo (ex.: tutorial, palestra, etc.)
- Duração das atividades
- Principais áreas de conhecimento que são aceitas
- Instruções de como deve ser feita a submissão
- Breve explicação do processo de avaliação e seleção
- Declaração sobre o Código de Conduta
- Divulgação dos canais de comunicação do grupo
Aqui temos um modelo de descrição de submissão de palestras que pode ser utilizado. E também um modelo de descrição de votação de palestras, caso seja necessário.
Algumas plataformas oferecem funcionalidades que facilitam bastante a vida de quem está organizando e de quem está submetendo.
Um breve cardápio de plataformas conhecidas:
Utilizando o Google Forms, é possível separar a submissão das atividades da votação criando um formulário pra cada em datas diferentes. Caso deseje anonimizar a votação, um organizador deve omitir o nome do autor das submissões no formulário de votação. Também é possível criar votação com escolha única, múltipla escolha, escala de valores, numérica, etc.
Open Source e brasileira, o Speakerfight é uma plataforma que oferece a submissão de atividades e votação ao mesmo tempo. É possível definir submissão e votação anônima (submissão anônima faz com que os organizadores não possam ver o autor da submissão até o fim do prazo definido). As votações são na escala de 1 a 5 e de múltipla escolha.
Caso não seja feita votação pública, é interessante considerar algumas coisas na hora de avaliar e selecionar as atividades:
- Normalmente, é desejável um evento com atividades de diferentes níveis, para que tanto participantes experientes quanto novatos possam ter uma experiência legal
- Também é interessante não ter temáticas muito parecidas, para que o evento seja diversificado
- Dar voz a pessoas que nunca apresentaram num PUG também é legal
- O assunto da atividade é relacionado a Python? A comunidade Python é aberta a outras tecnologias, mas pode ser dada preferência a conteúdo relacionado à linguagem se quiser
Se for feita votação pública, os interessados no evento que irão decidir o que querem ver
Ah! E caso não tenha atividades suficientes para completar a programação, ignora tudo isso e coloca todas elas no evento 😆
Ao finalizar a avaliação e seleção, os autores devem ser contatados para serem avisados e para confirmação. Caso não haja confirmação (um bom prazo seria 2-3 dias), o próximo colocado deve ser contatado e o não-confirmado deve ser avisado disto.
Não cancele com possíveis colaboradores até que você tenha a grade totalmente confirmada. E não esqueça de montar um cronograma bem definido, para ter todas essas datas de confirmação estejam claras.
Isto é feito por email, através do email oficial do PUG-PE. Providenciamos um modelo de confirmação de atividade 😄
Após todas as confirmações, um excelente trabalho foi feito e a programação está oficialmente fechada!