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Passagem de conhecimento PyNE 2022

Esse documento é uma cópia do que está disponível no drive do email oficial do evento. Colocamos aqui para facilitar o acesso. Ele descreve algumas das decisões tomadas e formas de organização da edição de 2022.

Empresas contratadas PyNE22

Deixaremos aqui o contato de todas as empresas que contratamos remotamente para o evento, caso seja desejo das próximas organizações realizar a recontratação de alguma equipe.

Kit de participantes

• Ecopo: https://www.meucopoeco.com.br/site/
• Ecobag: https://www.instagram.com/lojaogfpersonalizados/
• Adesivos: https://reidosticker.com.br/collections/personalizados

Organização da equipe PyNE22

A equipe foi organizada em alguns núcleos, que por conseguinte, tinham total liberdade para atacar as tarefas pertinentes à cada núcleo. A equipe tinha o seguinte organograma:

Onde toda semana na reunião semanal:

Era dada ciência para a pessoa Big Kahuna do que já havia sido feito na semana anterior pelos núcleos;

Era discutido o que precisava ser realizado por cada área na próxima semana (antes da próxima reunião);

As pessoas líderes de núcleo ficaram encarregadas de acompanhar e delegar as demandas para a equipe, acompanhando possíveis problemas;

O acompanhamento das demandas era acompanhado em um quadro Kanban do Trello, com a estrutura abaixo descrita:

Cronograma de tarefas PyNE22

A seguir está disposto o cronograma seguido pela organização, podendo ser seguido ou adequado à maneira da próxima equipe organizadora:

Primeira fase da organização do evento (o imprescindível)

As primeiras etapas a serem resolutas e que travam todas as demais iniciativas são, em ordem de prioridade:

• Definição do local do evento;
  • Atentar-se para:
    • Locomoção para chegar e sair do local;
    • Opções de alimentações próximas;
    • Informações de acessibilidade do espaço físico;
• Definição da data do evento;
  • Atentar-se para:
    • Datas disponíveis do espaço físico desejado;
    • Feriados comemorativos próximos das datas (possível impacto de pessoas desistindo de ir);
• Orçamento prévio (base) de valor dos ingressos;
  • Atentar-se para:
    • Orçamento “kit + coffee break” deve ser menor ou, no máximo, igual ao valor do ingresso “inteira”;
• Definição de valores das cotas e seus respectivos benefícios;
  • Atentar-se para:
    • O foco é sempre deixar a maior cota mais atrativa possível, então, balancear as cotas abaixo;
    • Levar em conta possibilidades reais do espaço físico do evento em caso de inclusão de Stands em alguma cota

Apenas com esses 4 pontos em mãos é possível realizar as próximas etapas, pois, todos eles são cruciais para o início das tarefas de patrocínio, etc. Além disso, um outro ponto importante para se levar em conta é, tendo como base a cidade/estado do evento e sua economia local, criar uma base esperada de fundos pro evento poderá trazer a visão de quanto, no mínimo, deverá ser arrecadado para que o evento ocorra.

Dessa forma, uma boa estratégia é realizar esse orçamento de 3 formas:

• Quanto preciso para o básico do meu evento?
  • Ou seja, definir o básico de quanto custaria:
    • Local do evento;
    • Kit de participantes básico;
    • Opções básicas de coffee break
• Quanto preciso para que meu evento seja mediano?
  • Ou seja, definir quanto custaria:
    • Local do evento;
    • Um melhor kit de participantes (melhores opções);
    • Opções um pouco melhores de coffe break;
• Quanto preciso para termos o evento dos sonhos?
  • Aqui, será necessário realizar o orçamento levando em conta tudo que seria incrível ter no evento;

Com os três orçamentos em mãos, a equipe estará apta para definir suas metas de recebimento de patrocínios, sabendo exatamente qual o mínimo necessário para a PyNE ocorrer.

Segunda fase da organização do evento (estruturação do evento)

Com os itens acima em mãos e definidos, os próximos passos feitos pela PyNE22 foram, em ordem de prioridade de entregas:

1. Criação do Plano de Patrocínio (PDF de apresentação);
2. Criação do site do evento;
3. Criação de artes padronizadas para o evento (logo, padrão artístico, etc);
4. Criação da estrutura de venda dos ingressos, com seus valores, lotes e cotas (meia, inteira e social);
5. Início do processo de contato com empresas para patrocínio;
   1. 1ª leva de contato apenas com as empresas que já patrocinaram antes, por já conhecerem o evento;
   2. 2ª leva de contato com outras empresas, locais ou não, escolhidas pela organização;
   3. Bônus: Publicações divulgando que estão abertas as cotas de patrocínio do evento;
6. Criação de contrato de patrocínio do evento;
7. Seleção de pessoas keynotes para o evento;
8. Abertura e seleção de inscrição de atividades;

Terceira fase da organização (contratações)

Assim que o dinheiro de patrocínio começar a entrar no evento é a hora de iniciar a contratação e compra do que é necessário pro evento ocorrer:

• Pagamento do que é imprescindível para o evento: local físico;
• Orçamento para os kits de participantes;
  • O melhor momento para compra é quando o evento está mais próximo, para existir a margem de quantos kits comprar de acordo com os ingressos vendidos;
  • Outro ponto de comprar os kits mais próximo do evento é para analisar em qual orçamento feito (básico, médio ou evento dos sonhos) cabe o dinheiro existente na compra dos kits
• Orçamentos coffee break;
  • O melhor momento para compra é quando o evento está mais próximo, para existir a margem de quantos de coffee break solicitar de acordo com os ingressos vendidos;
  • Outro ponto de comprar o coffee break mais próximo do evento é para analisar em qual orçamento feito (básico, médio ou evento dos sonhos) cabe o dinheiro existente;
• Compra de passagens e hospedagem das pessoas keynotes;
  • Pode ser feito pela organização ou diretamente partindo da pessoa keynote, que pode pedir o reembolso posteriormente;

Quarta fase da organização (pós evento)

Após a conclusão do evento, os seguintes passos devem ser concluídos:

• Conclusão de pagamentos;
• Conclusão de reembolsos;
• Criação e envio de relatório para as empresas patrocinadoras exemplificando o cumprimento de todos os benefícios das cotas;
• Criação e envio de certificados;
• Prestação de contas para APyB e disponibilização no site;
• Passagem de conhecimentos próxima organização Python Nordeste