اینم یه تجربه پراکنده دیگه!
یکی از موضوعاتی که من اون رو پیگیری میکنم و سعی میکنم از تکنیک‌هاش استفاده کنم اینه که چطور «مدیریت زمان» داشته باشیم و «کارایی» شخصیمون رو افزایش بدیم. یکی از دوستان خوبم آقای اسکات هنسلمن رو به من معرفی کردن که یه ارائه خیلی خوب در این مورد دارن. آقای هنسل یک آدم بسیار فعال هست که همه ازش این سوال رو دارن که چطور وقت می‌کنه همه این‌کارها رو انجام بده؟ خیلی گفتن که اون اصلا نمی‌خوابه. همین باعث شده که ایشون این ارائه رو از روی تکنیک‌هایی که خودش استفاده می‌کنه ایجاد کنه. این پست هم یک برداشت آزاد از اون روش‌هاست.
تمرکز کردن قدیم‌ترها اصلا مساله برای بشر به حساب نمی‌آمده اما امروزه با گسترش شبکه‌های اجتماعی و حجم عظیمی از notification ها تمرکز کردن سخت تر از گذشته شده. اینترنت دسترسی ما را به دریایی از اطلاعات فراهم کرده اما در کنار خود تقریبا تا یک سوم وقت ما را بخاطر مزاحمتهایش از بین می‌برد. اگر شما هم در این وضعیت هستید و به خود می‌گویید امشب با بیشتر کار کردن عقب ماندگی خود را جبران میکنم، شما یک مشکل بزرگ دارید. اگر امیدوار هستید که کارهای عقب مانده را جبران کنید بدانید که امید یک نقشه برای انجام آن کارها نیست بلکه تنها منتظر ماندن و منتظر زندگی ماندن است.
حالا درمان این مشکل چیست؟ راه حل هنسلمن برای این کار انجام کار «موثر» در قبال کار «بهینه» است.
موثر بودن هدف گرایی است. یعنی انجام دادن یک کار، یعنی انتخاب هدف درست و انجام آن.
در مقابل آن بهینه بودن به معنای انجام کار به درستی است. بدین معنا که انتخاب یک هدف و با سرعت زیاد در راستای آن هدف حرکت کردن است.
پس می‌توان گفت که موثر بودن انتخاب کار درست برای انجام و بهینه بودن انجام یک کار به درستی است.
یادمان باشد که میخواهیم موثر باشیم هنسلمن میگوید که سه دسته کار را بشناسیم:
- کارهای از پیش تعیین شده: همان کارهایی که از قبل مشخص است
- کارهای ناگهانی: آن دسته از کارهایی که شما از کار اصلی باز می‌دارد
- کارهای تعریف شده: کارهایی که شما با انجام آن سعی میکنید تعیین کنید که چه کارهایی باید انجام دهید.
بهتر است زمان بیشتری را صرف کارهای نوع سوم بپردازیم. هنسلمن میگوید شما چقدر زمان برای تعیین اینکه چه کارهایی باید انجام دهید می‌گذارید؟ آیا در هفته قرار ملاقاتی که تنها فرد آن خودتان هستید گذاشته که در آن از خود بپرسید که چه کارهای باید انجام شود. بیشتر ما با نگاه کردن به لیست کارهایمان می‌ترسیم و سراغ مرتب کردن آن نمی‌رویم و این لیست بزرگتر و بزرگتر می‌شود.
هنسلمن روی روش دیوید آلن با نام GTD تاکید میکند که
- کار را انجام دهید
- کار را رها کنید
- کار را به دیگری بسپارید
- کار را به تعویق بیاندزید
به عنوان مثال برای مدیریت ایمیلهایتان تنها وقتی تنها چند دقیقه از شما وقت می‌گیرد آنرا انجام دهید و در اکثر موارد آنرا رها کیند، یا به دیگری بسپارید یا به تعویق بیاندازید.
ممکنه رها کردن کار به نظر غیر مسئولانه برسد اما این باعث می‌شود که بتوانید روی کارهای خودتان تمرکز بیشتری داشته باشید.
گفتن نه سخت است اما احساس گناهی که در پس گفتن بله وجود دارد از احساس گناه گفتن نه سخت تر است. معمولا آدم‌ها از شنیدن نه ناراحت می‌شوند اما معمولا رابطه شما با آنها حفظ می‌شود.
برای اینکه بدانید چه کاری را انجام دهید و چه کاری را رها کنید به نمودار بالا که براساس اهمیت و اورژانسی بودن موضوع نگاهی بیاندازید
- موضوعات مهم و اورژانس را انجام دهید
- موضوعات بی اهمیت و زماندار را انجام ندهید
- مضوعات اورژانسی غیر مهم را به دیگران بسپارید
- موضوعات مهم غیر اورژانسی را زمانبندی کنید
اما یادتان باشد که ما عادت داریم کارها را غیر واقعی اورژانسی در نظر بگیریم.
یکی از کارهایی که باعث افزایش کارایی شما می‌شود نحوه پاسخدهی به ایمیلهایتان است. تنها از یک قانون پیروی کنید.
یک فولد ایجاد کنید و ایمیلهایی که به شما cc شده است را در آن قرار دهید. ایمیلی را در صبح یا شب چک نکنید. اتفاقی که می افتد وقتی صبح ایمیلتان را چک میکنید این است که طرف مقابل پس از دریافت ایمیل سریع به آن پاسخ میگوید و شما تا به خودتان می آیید ظهر شده و به ناهار میروید و باز به خودتان می آیید و میبیند عصر شده است. اگر هم نیمه شب به ایمیلتان پاسخ دهید در دیگران این انتظار را ایجاد میکنید که شما نیمه شب آماده پاسخگویی هستید و در آنها می آورید.
شما وقت کافی برای خواندن تمام وبلاگها و خبرهای گوناگون را ندارید. پس کسانی را پیدا کنید که اخبار را خوانده و آنها را برای شما خلاصه کنند. بدانید که خبرهای مهم آنقدر تکرار می‌شوند که شما قطعا آنها را خواهید شنید.
شما قبل از مردن تعداد کمی کلیک در انگشتهایتان دارید. اگر کسی از شما سوالی پرسید که قرار است بیشتر سه یا چهار جمله به آن پاسخ دهید آن پاسخ بایستی نه در قالب ایمیل بلکه در قابل یک پست وبلاگ ویکی یا یک مستند باشد.
فرض کنید که گاراژ شما پر از افراد زخمی است اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید مرتب کردن آنهاست که بدانید هریک از آنها زنده است یا مرده و اینکه آیا به درمان نیاز دارند یا نه. در زندگی امروز اطلاعات زیاد و متناوبی به زندگی آدم وارد می‌شود. شما باید انتخاب کنید که کدام جریان اطلاعات برای شما مهم است و کدام بی اهمیت به عنوان مثال لیست هنسلمن شامل موارد زیر است:
- تلفن
- ایمیل کاری
- از روسا
- و To ها بجای CC ها
- ایمیل شخصی
- توییتر
- گوگل ریدر
نگذارید چیزی برای شما بار روانی ایجاد کند به عنوان مثال اگه تمام قسمتهای سریال محبوبتان را دانلود کرده اید و قرار است آنرا تماشا کنید. اگر نتوانید این کار را انجام دهید تنها برای خود بار روانی ایجاد کرده اید. یعنی به جای لذت بردن خود را اذیت کرده اید. سعی کنید از هر آنچه در زندگی در وضعیت «منتظر» قرار دارد خلاص شوید.
هنسلمن میگوید، معمولا وقتی قرار است کاری را انجام دهد از خود میپرسد که سه کاری که باید در انتهای روز انجام دهم چیست؟ سه کاری که باید در این هفته، ماه یا سال انجام دهم چیست؟ پس از سپری شدن هفته روز پایانی را به این اختصاص دهید که بررسی کنید که آیا هفته موفقیت آمیزی داشته اید یا نه؟ چه کارهایی را به گونه دیگری انجام میدهید؟ چه چیزهایی را میخواهید عوض کنید.
هدف از این کار این است که هفته یا روز خود را بدون احساس گناه و یا بار روانی با پایان ببرید. ممکن است به خود بگویید که من کاری در امروز انجام نداده‌ام اما همین بار روانی را کاهش خواهد داد.
از تکنیک پومودورو استفاده کنید
این روش بدین صورت است که میگوید روی موضوعی ۲۵ دقیقه تمرکز کنید و بین هر دوره استراحت کنید. او همچنی پیشنهاد میدهد که هر بار کار شما بوسیله دیگران یا عامل خارجی متوقف شد روی کاغذی علامتی بزنید تا بتوانید میزان آنرا اندازه بگیرید در ابتدا ممکن است ۶ توقف داشته باشید اما کم کم این عدد کم شده و به صفر میرسد. سپس شما به کارایی در زندگیتان به تعداد پومودورو هایی که انجام میدهید مینگیرد.
وقتی شما مشغله زیادی دارید به آنچه باید انجام بدهید فکر نمی‌کنید. پس وقتی شما مشغله زیادی دارید نمی توانید کارهایی را که باید انجام دهید.
انجام همزان چند کار به نتیجه نمی رسد. حداکثر تعداد کارهای فعالی که شما می‌توانید انجام دهید یکی است. این کامپیوتر است که میتواند کارهای زیادی را بصورت همزمان انجام دهد ولی انسان نمی‌تواند.
وقتی شما کارها را بصورت همزمان انجام میدهید اتفاقی که می‌افتد این است که شما بین کارهای مختلف سوئیچ میکنید و این یعنی تغییر محتوا که کاری زمانبر و پرهزینه برای مغز است.
هنسلمن لیستی از کارهایی که میتواند بصورت همزمان ارائه دهد نام می‌برد
- راه رفتن و آدامس جویدن
- ورزش کردن هنگامی که به پادکست گوش میدهید
- رانندگی و ارسال ایمیل با صدا
- رفت و آمد و خواندن
- رفت و آمد و فکر کردن
- استفاده از زمان انتظار و بیکاری
او میگوید اگه موضوعی یا کاری به شما کمک نکرده و کیفیت زندگیتان به نحوه‌ای بالا نمی‌برد تنها یک بی‌نظمی ذهنی است و باید از دست آن خلاص شوید. به هدف خود فکر کنید و اگر آن کار به هدفتان کمک نمی‌کند از دستش خلاص شوید.
هنسلمن میگوید که هدف او خانواده‌اش است و تعریف میکند که برای کنفرانسی به مصر رفته بود. برگزارکنندگان از او میخواهند که برگشت خود را برای دیدن ابولهول یک روز به تعویق بیاندازد اما او این کار را نمی‌کند چون میخواهد آنر روز را با خانواده خود بگذراند.
او از دیگران میخواهد که کارهای زیر را انجام دهند
- منابع زندگیشان را بررسی و مرتب کنند
- برای زمان‌های کاری برنامه ریزی کنند
- مواردی که باعث حواس پرتی می‌شوند را خاموش کنند
- شما چگونه صندوق زندگیتان را مرتب میکنید؟ آیا شما موثر این کار را میکنید؟ آیا شما این کار را بهینه انجام میدهید؟
- از ابزارهایی که به درد شما میخورد استفاده کنید
کسی ممکن است از ابزارهای پیچیده مدیریت زمان استفاده کند در حالی که دیگری تنها به یک لیست todo نیاز دارد.